Sistem Penamaan pasien dalam rekam medis

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat yaitu nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :

1)      Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih.

2)      Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami.

3)      Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orangtua.

4)      Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga atau marga, maka nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri.

Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :

1)        Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.

2)        Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. atau Nn. sesuai dengan statusnya.

3)        Pencantuman title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.

4)        Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.

b.      Cara Penulisan

Dengan menggunakan cara penulisan akan memudahkan seorang penulis untuk mengambil berkas rekam medis ditempat penyimpanan apabila sewaktu-waktu berkas rekam medis diperlukan.Adapun cara penulisan adalah sebagai berikut:

1)        Nama Orang Indonesia

a)        Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga, diindeks menurut kata akhir (nama keluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda koma, baru kemudian namanya sendiri.

Contoh : Suwito Dipokusumo  è Dipukusumo,Sumitro

b)        Nama orang Indonesia yang majemuk

Contoh : Soni Sutopo è Soni Sutopo

c)        Nama orang Indonesia yang mempunyai suku, marga diindeks menurut suku/marga tersebut.

Contoh : Endra Herlambang è Herlambang,Endra

2)        Nama Wanita

a)        Nama yang menggunakan nama ayahnya diindeks dengan nama ayahnya.

Contoh : Siti Matovani èMatovani,Siti

b)        Wanita yang bersuami diindeks dengan nama suaminya.

Contoh : Astuti Suharno èSuharno,Astuti

c)        Untuk membedakan nama wanita yang bersuami dengan wanita yang sudah bersuami, dibelakang nama dituliskan Nn. Atau Ny. dalam tanda kurung.

Contoh : Ny. Astuti Suharno èSuharno, Astuti (Ny), Nn. Anita UtamièUtami, Anita (Nn)

3)        Nama Bayi

Bayi binti (Nn) bila orangtua beragama Islam.

Sitompul,bayi bila orangtua bayi beragama Kristen/Katholik.

4)        Petunjuk Silang

Penunjuk silang ialah alat penunjuk dari indeks yang tidak dipergunakan kepada indeks yang dipakai atau penunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lainnya yang juga dipakai.Salah satunya penunjuk langsung dan menggunakan kata ”lihat” atau tanda “X” alias/ samaran ditunjukkan kepada nama yang sebenarnya.

Contoh : Usro alias Edi è Edi lihat Usro atau Edi X Usro

5)        Nama Orang Eropa

Nama keluarga orang Eropa terletak di bagian akhir.

Contoh : Christian Van Mook è Van Mook, Christian

6)        Nama Orang Arab

Contoh : Mohammad bin Wijayanto è Wijayanto, Mohammad bin

7)        Nama India, Jepang atau Thailand

Nama keluarga terletak dibagian depan maka penulisannya tidak mengalami perubahan.

Contoh : Kim Ju Sung  è Kim Ju Sung

8)        Nama Rohani

Contoh : FX. Suharjo è Suharjo, FX

Haji Amirudin Makhmud è Makhmud, Haji Amirudin

9)        Gelar-Gelar

a)        Gelar Bangsawan

Contoh : RA Kartini è Kartini, RA

b)        Gelar-gelar di Sumatera Barat

Contoh : Rusli Datuk Tumenggung è Rusli Datuk Tumenggung.

c)        Gelar Kesarjanaan

Contoh : KRT. Sudiro Prapto, MSc è Prapto, KRT. Sudiro (MSc)

d)       Pangkat dan Jabatan

Contoh : Gubernur Hery Zudianto è Hery Zudianto (Gubernur)

2.        Sistem Pemberian Nomor (Numbering Sistem)

Ada 3 macam sistem pemberian nomor pasien masuk (Admission Numbering System) :

a.         Seri (Serial Numbering System)

Dalam sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika dia berkunjung 10 kali maka dia mendapat 10 nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberikan kepada pasien harus dicatat pada KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien). Sedangkan rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang diperoleh.

b.         Unit (Unit Numbering System)

Sistem ini memberikan satu rekam medis baik pada pasien berobat jalan atau dirawat. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit baik rawat inap maupun rawat jalan, kepadanya diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan berikutnya. Jadi, rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor.

c.         Seri Unit (Serial Seri Unit Numbering System)

Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medis yang terdahulu digabung dan disimpan dibawah nomor yang paling baru.Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama.